Datenschutzerklärung

Dieser Text ist ein Entwurf zur rechtlichen Prüfung und noch nicht gültig.

Diese Erklärung gilt für die Website und die Anwendung unter schulbuch.cloud (Startseite unter /, Anwendung unter /app, Betreiberbereich unter /admin, Schnittstelle unter /api; www.schulbuch.cloud und app.schulbuch.cloud leiten dorthin weiter). Sie beschreibt, welche personenbezogenen Daten wir verarbeiten, wofür und wie lange.

1. Verantwortlicher und Kontakt

Verantwortlich für die Website, das Kontaktformular, die Registrierung bis zur Anlage einer Schule und die Verwaltung des Dienstes ist:

Björn Falszewski, offen Anschrift, E-Mail: info@schulbuch.cloud

Datenschutzbeauftragter: offen Datenschutzbeauftragter, falls benannt

2. Wer ist wofür verantwortlich?

schulbuch.cloud ist eine Schulbuch-Ausleihverwaltung für Schulen. Für die Daten, die eine Schule in der Anwendung verarbeitet, ist die Schule verantwortlich: Daten ihrer Schülerinnen und Schüler (einschließlich Ausleihen, Schäden, Wertposten und Rechnungen) und die Konten ihrer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. Wir verarbeiten diese Daten nur im Auftrag und nach Weisung der Schule auf Grundlage eines Vertrags zur Auftragsverarbeitung (Art. 28 DSGVO).

Schülerinnen, Schüler und Eltern wenden sich mit Fragen und zur Ausübung ihrer Rechte bitte an ihre Schule. Erreicht uns eine solche Anfrage, leiten wir sie an die Schule weiter.

Für die Website, das Kontaktformular, die Registrierung bis zur Anlage der Schule und unsere eigenen Betreiber-Konten sind wir selbst verantwortlich. Dafür gelten die folgenden Abschnitte.

3. Hosting und Server-Logs

Die Website und die Anwendung laufen bei der Hetzner Online GmbH, Serverstandort: offen Serverstandort (Rechenzentrum in Deutschland vorgesehen, Bestätigung in der Hetzner-Konsole steht aus) (die Testumgebung läuft ebenfalls bei Hetzner und verarbeitet vor dem Start vorübergehend echte Daten aus dem Altsystem, offen Aussage zur Testumgebung (Prüfung durch den Nutzer)).

Beim Aufruf verarbeitet der Server technisch notwendige Daten, z. B. IP-Adresse, Zeitpunkt, aufgerufene Adresse und Browser-Kennung, um die Seiten auszuliefern und Angriffe abzuwehren. Die Anwendung schreibt Fehlerprotokolle. In den Zusatzangaben jeder Protokollzeile werden E-Mail-Adressen und Werte wie Passwörter, Token und Sitzungsdaten unkenntlich gemacht; der Meldungstext selbst wird nicht verändert. Die Fehlerprotokolle gehen an ein eigenes Log-System des Betreibers bei Hetzner; Fehlerprotokolle im zentralen Monitoring werden nach 30 Tagen gelöscht; die Aufbewahrung auf dem Server selbst: offen Aufbewahrung der Container-Logs auf dem Server (Prüfung am Server steht aus). Zugriffsprotokolle des Webservers: offen Zugriffsprotokolle des Webservers (laut Server-Vorlage keine; Prüfung am Server steht aus).

Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an einem sicheren und stabilen Betrieb (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

4. Kontaktformular

Das Kontaktformular ist in Vorbereitung; die folgende Beschreibung gibt den Stand laut Plan wieder (Stand 2026-11-02). Wenn Sie uns über das Kontaktformular schreiben, verarbeiten wir Ihre E-Mail-Adresse, Ihr Anliegen und Ihre Nachricht sowie freiwillig Ihren Namen und den Namen Ihrer Schule. Wir erhalten die Anfrage als E-Mail an info@schulbuch.cloud und antworten an Ihre Adresse. Eine Bestätigungsmail an Sie verschicken wir nicht.

Die Anfrage wird nicht in einer eigenen Datenbank gespeichert, sondern nur als versandte E-Mail im Mail-Protokoll der Anwendung und in unserem Postfach. Speicherdauer: 90 Tage nach Versand.

Um Missbrauch zu verhindern, begrenzen wir die Zahl der Anfragen je IP-Adresse (fünf in 15 Minuten); dafür wird die IP-Adresse kurzzeitig zwischengespeichert.

Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse, Anfragen zu beantworten (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO), bei Anfragen zu einem Vertrag Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

5. Captcha ohne Drittanbieter

Registrierung, die Anforderung eines neuen Passworts und das Kontaktformular schützen wir mit einem eigenen Rechenrätsel (Proof-of-Work): Ihr Browser löst kleine Rechenaufgaben, die unser Server stellt und prüft. Dabei werden keine Daten über Sie erhoben, und es ist kein Dienst eines Drittanbieters beteiligt. Die Aufgaben verfallen nach zehn Minuten.

6. Registrierung und Anmeldung

Registrierung: Sie geben Ihre E-Mail-Adresse ein und erhalten einen Bestätigungslink, der zwei Stunden gültig ist. Erst nach der Bestätigung legen Sie Schulname, Ihren Namen und ein Passwort fest und stimmen den Nutzungsbedingungen und dem Vertrag zur Auftragsverarbeitung zu. Erst dann entstehen die Schule und Ihr Konto. Bis dahin speichern wir Ihre E-Mail-Adresse zusammen mit einem Hashwert (SHA-256) des Bestätigungscodes sowie die versandte Bestätigungsmail im Mail-Protokoll. Löschfrist für nicht bestätigte Anfragen: abgelaufene Bestätigungslinks werden beim täglichen Aufräumlauf gelöscht; für das Mail-Protokoll: 90 Tage nach Versand.

Konto: Zum Konto speichern wir E-Mail-Adresse, Vor- und Nachname, Rolle (Verwaltung oder Theke), das Passwort nur als Hash, Zeitpunkt der Bestätigung und der letzten Anmeldung. Ab der Anlage der Schule verarbeiten wir diese Daten im Auftrag der Schule (Abschnitt 2).

Anmeldung mit E-Mail-Code: Nach dem Passwort schicken wir einen sechsstelligen Code an Ihre E-Mail-Adresse. Er ist zehn Minuten gültig und nur einmal verwendbar. In der Datenbank der Anmeldung speichern wir ihn nur als Hashwert; die versandte Mail mit dem Code im Klartext bleibt im Mail-Protokoll der Anwendung gespeichert (90 Tage nach Versand). Dasselbe gilt für Bestätigungs-, Passwort- und Einladungslinks. Wenn Sie „Gerät merken“ wählen, entfällt der Code auf diesem Gerät für 30 Tage (Abschnitt 7). Dazu speichern wir eine grobe Gerätebezeichnung aus der Browser-Kennung (z. B. „Chrome auf Windows“), den Zeitpunkt der Anlage und der letzten Nutzung. Sie und die Verwaltung Ihrer Schule können gemerkte Geräte jederzeit widerrufen; beim Zurücksetzen des Passworts werden alle widerrufen.

Zustimmung: Ihre Zustimmung zu den Nutzungsbedingungen und zum Vertrag zur Auftragsverarbeitung speichern wir laut Plan mit Fassung, Zeitpunkt und Konto, ohne IP-Adresse.

Prüfung auf bekannte Passwörter: Wenn Sie ein Passwort festlegen (Registrierung, Passwort zurücksetzen, Einladung annehmen), prüfen wir, ob es in bekannten Datenlecks vorkommt. Dazu bildet unser Server einen SHA-1-Hashwert des Passworts und sendet nur dessen erste fünf Zeichen an den Dienst Have I Been Pwned (api.pwnedpasswords.com). Der Dienst antwortet mit einer Liste passender Hashwerte; den Abgleich macht unser Server. Ihr Passwort und der vollständige Hashwert verlassen unseren Server nicht, der Dienst sieht nur die Adresse unseres Servers. Ist der Dienst nicht erreichbar, wird das Passwort ohne diese Prüfung angenommen.

Zum Schutz vor Missbrauch begrenzen wir Anmeldeversuche (fünf je Minute) und den Versand von Codes (fünf je Stunde).

Rechtsgrundlage ist die Durchführung des Nutzungsvertrags (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) und unser berechtigtes Interesse an der Sicherheit der Konten (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

7. Cookies und lokaler Speicher

Wir setzen nur Cookies, die für den Dienst technisch notwendig sind:

Cookie	Zweck	Dauer
Sitzungs-Cookie der Anwendung	hält Sie nach der Anmeldung angemeldet	14 Tage
„Gerät merken“-Cookie	überspringt den E-Mail-Code auf diesem Gerät, nur wenn Sie es wählen	30 Tage ab Anlage

Beide Cookies sind für Skripte nicht lesbar, werden nur verschlüsselt übertragen und nur an Seiten von schulbuch.cloud gesendet. Die Website selbst setzt keine Cookies.

Im lokalen Speicher Ihres Browsers merken sich Website und Anwendung Ihre Wahl zwischen heller und dunkler Darstellung, die Anwendung außerdem die Breite von Seitenleisten. Diese Angaben verlassen Ihren Browser nicht.

Wir nutzen keine Cookies oder Speicher für Werbung, Analyse oder Reichweitenmessung; deshalb fragen wir keine Einwilligung ab. Rechtsgrundlage ist § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG.

8. Keine Werbung, kein Tracking

schulbuch.cloud ist kostenlos und zeigt keine Werbung. Wir setzen keine Analyse- oder Tracking-Werkzeuge ein und binden keine Inhalte fremder Server ein; Symbole liefern wir ebenfalls selbst aus: Ihr Browser holt sie nie von einem Fremddienst nach. Schriften liefern wir von unserem eigenen Server aus, nicht von Google Fonts oder anderen Schriftdiensten. Die Anwendung enthält keine Funktionen mit künstlicher Intelligenz.

9. ISBN-Suche

Die ISBN-Suche ist in Vorbereitung; beschrieben ist der Stand laut Plan (Stand 2026-11-02). Beim Anlegen eines Buchtitels kann die Verwaltung einer Schule Buchdaten per ISBN suchen. Unser Server fragt dafür nacheinander die Deutsche Nationalbibliothek, Google Books und Open Library ab. Übermittelt wird nur die ISBN, keine Angaben über Nutzer oder Schüler; die Dienste sehen nur die Adresse unseres Servers. Die Antworten speichern wir bis zu 30 Tage zwischen. Titelbilder werden nicht in die Anwendung eingebettet, Ihr Browser ruft diese Dienste also nicht auf.

10. Empfänger und Auftragsverarbeiter

Wir geben personenbezogene Daten nicht an Dritte weiter und verkaufen sie nicht. Zur Prüfung auf bekannte Passwörter (Abschnitt 6) und zur ISBN-Suche (Abschnitt 9) fragen wir Dienste Dritter ab, ohne ihnen personenbezogene Daten zu übermitteln. Wir setzen folgende Dienstleister ein, die Daten in unserem Auftrag verarbeiten:

• Hosting: Hetzner Online GmbH, Serverstandort: offen Serverstandort (Rechenzentrum in Deutschland vorgesehen, Bestätigung in der Hetzner-Konsole steht aus)
• E-Mail-Versand: Mailjet (Konto der Floplo GmbH) offen Angaben zu Mailjet (Sitz, Ort der Verarbeitung in der EU, Auftragsverarbeitungsvertrag; Prüfung durch den Nutzer)
• Speicher für Sicherungskopien: kein externer Speicheranbieter; Dateien liegen auf unserem Server, Sicherungen bewahren wir selbst in Deutschland auf (siehe Abschnitt 11)

PDF-Dokumente (Rechnungen, Kontoauszüge, Etiketten) erzeugt laut Plan ein eigener Dienst auf unseren Servern. Eine Übermittlung in Länder außerhalb der EU findet nicht statt (für den Hoster: Serverstandort offen Serverstandort (Rechenzentrum in Deutschland vorgesehen, Bestätigung in der Hetzner-Konsole steht aus); für Mailjet offen Bestätigung der Verarbeitung in der EU (Prüfung durch den Nutzer)).

11. Speicherdauer und Löschung

• Login-Codes: zehn Minuten gültig, danach durch einen täglichen automatischen Aufräumlauf (nachts) gelöscht.
• Gemerkte Geräte: 30 Tage gültig, danach ebenso gelöscht.
• Bestätigungslinks: zwei Stunden (Registrierung), eine Stunde (Passwort), Einladungen sieben Tage gültig; Löschung danach: abgelaufene Bestätigungs- und Passwort-Links beim täglichen Aufräumlauf, Einladungen 14 Tage nach Ablauf.
• Mail-Protokoll (versandte Mails mit Inhalt, auch Codes und Links): 90 Tage nach Versand.
• Daten einer Schule: solange die Schule den Dienst nutzt. Hört eine Schule auf, löschen wir alle Daten der Schule (Löschfunktion laut Plan) — Schüler, Buchtitel, Exemplare, Ausleihen, Rechnungen, Einstellungen und Konten — endgültig, dazu die Mails an die E-Mail-Adressen der Konten und die zugehörigen Bestätigungs- und Passwort-Token (Löschfunktion laut Plan). Mails und Token zu Adressen ohne Konto (zum Beispiel nicht abgeschlossene Registrierungen) sind davon nicht erfasst; für sie gilt die oben genannte Löschfrist 90 Tage nach Versand. Den Ablauf regeln die Nutzungsbedingungen.
• Sicherungskopien: Wir sichern die Datenbank und die Dateiablage nach dem Start und danach wöchentlich und speichern die Sicherungen bei uns in Deutschland; Aufbewahrungsfrist: offen Aufbewahrungsfrist der Sicherungen; gelöschte Daten verschwinden dort mit Ablauf dieser Frist.

12. Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20) und Widerspruch gegen Verarbeitungen auf Grundlage berechtigter Interessen (Art. 21). Für Daten, die wir im Auftrag einer Schule verarbeiten, wenden Sie sich bitte an die Schule; wir unterstützen sie dabei. Für alles andere schreiben Sie an info@schulbuch.cloud.

13. Beschwerderecht

Sie können sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde beschweren, insbesondere in dem Bundesland, in dem Sie wohnen oder arbeiten. Für uns zuständig ist offen Zuständige Aufsichtsbehörde.

14. Änderungen

Wir passen diese Erklärung an, wenn sich der Dienst ändert. Es gilt die Fassung mit dem oben genannten Datum.